淺談法律事務之員工手冊

　　員工手冊主要是公司人事制度管理規范的集合，并且可以指引員工在職期間的行為準則，這是一份重要而實用的手冊，針對不同類型的公司，員工手冊體現出來的內容有所區別。公司的用工方式，休息休假，保密約定，競業禁止的約定，嚴重違反公司規章制度的具體情形羅列等等，都需要結合法律規定及公司各部門實際情況做出才能起到實用的效果。員工手冊是界定勞動合同法中一些模糊概念并使之明確，以避免產生糾紛。

　　一份實用而明確的員工手冊可以起到減少勞動糾紛，幫助公司人力資源管理起到積極與主動的作用。同時對員工本人起到指導自身的工作及規范自已的行為準則。

　　一、員工手冊制定程序風險：

　　1、民主制定程序

　　草擬定草稿---公示---征求意見---調整、整理---定稿---定稿公布

　　通過職工代表大會以一定的會議形式民主制定通過定稿，加蓋公司印章，工會印章，員工代表簽名確認。

　　通過職工代表以一定的會議形式的民主制定通過定稿，加蓋公司印章，職工代表簽名確認。

　　2008年1月1日《勞動合同法》開始施實，第四條約定“ 用人單位應當依法建立和完善勞動規章制度，保障勞動者享有勞動權利、履行勞動義務。用人單位在制定、修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規章制度或者重大事項時，應當經職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協商確定。 在規章制度和重大事項決定實施過程中，工會或者職工認為不適當的，有權向用人單位提出，通過協商予以修改完善。 用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規章制度和重大事項決定公示，或者告知勞動者。”

　　二、員工手冊定稿公示風險：

　　1、沒有員工親筆簽名認可的員工手冊公示方式,一旦出現員工否認而公司無法提供其他的可參考性證據時，一般情況下，也是認定為員工手冊無效的。

　　例如：內部網上或自制刊物上公布、公司公告欄上張貼等。目前司法實踐考慮到網絡本身的易于修改而且不留痕跡，公證的難度也較大，無法核實這樣的公示是否全體員工都知曉都有效。

　　2、提供幾類員工手冊定稿公示方式：

　　1)入職時或在職時簽收。

　　員工手冊打印出來，給其員工閱讀，在其后員工親筆簽名并在名字上加按手印并注明“已經完整閱讀并同意員工手冊中約定的所有內容。”

　　2)員工提交員工手冊培訓心得或對員工手冊培訓內容進行考試。

　　每名員工在入職或在職過程中，被培訓員工在培訓簽到表中簽字確認已完整接受了員工手冊的培訓，并提交培訓心得或進行員工手冊內容的考試，并且員工簽名。

　　3)領取員工手冊的收條。

　　每名員工發放一份員工手冊,并簽領取員工手冊的收條“本人于*年*月*日領取*年*月*日生效的員工手冊一份”簽名按手印。

　　三、新入職員工簽訂書面合同前審查：

　　1、原公司的離職證明原件(蓋有公章)，原公司的名稱，離職的原因是合同解除還是合同終止，有無違約金情況。

　　通過員工社保關系查明原公司事實，有必要的話電話核實原公司。

　　2、員工入職前，主要風險在于員工的身份真偽、學歷真偽、身體健康情況、有無與原單位解除勞動關系、是否存在競業禁止義務、是否存在保密義務等各種情況。

　　3、對不同的風險，在員工手冊中需規制不同的防范措施。查詢員工身份證信息真偽、學歷真偽，可以通過網絡直接查詢;對健康狀況，可以通過體檢得知，對是否解除，可以通過離職證明獲知，對是否存在競業禁止和保密，可以通過詢問和背景調查得知。而其中關于競業禁止和保密這一塊，目前公司認真去做的較少，主要原因還是在于缺乏相應的意識。

　　除了實際的防范方案之外，員工手冊能夠做到的，主要還在于界定清楚員工入職之前，人力資源部門需要做的工作，以及這些工作需要完成的一個時間點，即以上工作，必須在員工實際入職之前做完，而不能在員工入職之后的一定期限內完成。否則，公司就存在風險。

　　四、員工手冊防范簽訂勞動合同風險

　　新員工入職具有法律意義，《勞動合同法》將入職的時間，作為了界定雙方正式建立勞動合同關系的起點。所以這一時間，從今后將具有特殊的意義，會成為公司與員工勞動爭議發生的一個起始點。

　　對于這一時間，公司必須在員工手冊中，在一個員工入職之時，就與員工簽訂好勞動合同。這是一種最妥當的方式。否則，如果不簽勞動合同達到了一個月的時間，就會發生《勞動合同法》所說的雙倍向員工支付工資的風險。

　　同時，員工先入職再簽合同，也會產生員工入職之后，不再積極配合公司簽訂勞動合同事宜，甚至會發生員工故意不與公司簽訂勞動合同的事項，或者員工對勞動合同提出較多的修改意見，所有這些，都會給公司帶來工作的不便。因此公司在員工手冊中，要考慮公司的實際情況，較好地規制與員工簽訂勞動合同的具體時間。

　　五、在員工手冊中對試用期員工約定明確。

　　試用期辭退員工，目前發生勞動爭議的案件較少。但是《勞動合同法》實施之后，違法辭退員工的經濟補償，就從目前的一倍變為了二倍，隨著經濟補償金的成倍上升，利益會驅動試用期遭辭的員工，積極維權，這一點對公司試用期辭退員工的行為，增加了風險成為勞動爭議案件的概率。

　　人力資源部認為，試用期作為員工，可以隨時辭職，那么作為單位，也是可以隨時辭退員工的。這一認識，是對法律的誤讀。實際上無論是當初的勞動法還是目前的勞動合同法，對于試用期辭退員工，都是有一定條件限制的，即只有在員工不符合錄用條件時，才可以辭退員工。

　　其次，不符合錄用條件這一法律概念與人力資源部們的人力資源概念的脫節，導致風險一直存在。試用期內不符合錄用條件，不受女性孕期、產期、哺乳期限制，可以辭退。但是具體不符合錄用條件的具體事例要細化，比如，人力資源部評估考核不合格者，視為不符合錄用條件。

　　不能勝任工作，同樣屬于模糊條款，需給出具體化、量化的標準。比如：在一個月內犯了三次工作錯誤，且由人力資源部出具了書面警告。

　　不符合錄用條件是一個法律的概念，在實際的人力資源部管理中，這一概念并不是一個常用的概念。在實際的人力資源部管理中，多數得到應用的是試用期對員工的考核以及考核結論是否合格這一常用術語。兩者之間是否等同，法律并沒有明確規定。在這種情況之下，就需要公司運用員工手冊對這些近似概念進行疏理，將兩者之間的關系界定清楚，才能避免類似風險。否則，一旦在概念模糊的情況下，仲裁或者法院將不符合錄用條件等同于當初的招聘條件，公司的試用期辭退權利就等同虛設。

　　《勞動合同法》“第十九條　勞動合同期限三個月以上不滿一年的，試用期不得超過一個月;勞動合同期限一年以上不滿三年的，試用期不得超過二個月;三年以上固定期限和無固定期限的勞動合同，試用期不得超過六個月。 同一用人單位與同一勞動者只能約定一次試用期。以完成一定工作任務為期限的勞動合同或者勞動合同期限不滿三個月的，不得約定試用期。”

　　六、 勞動合同的終止或解除風險：

　　終止或解除勞動合同：事實清楚，依據及程序合法。

　　1、試用期內提前三天通知

　　2、轉正后提前一個月通知

　　3、經濟補償金的算法，一年一個月應發工資。

　　4、不得終止的情況

　　5、無合法的理由終止，而強制終止，產生違法辭退且雙倍賠償金。

　　6、合同的終止與解除的方式：

　　終止是合同到期自然終止，終止的經濟補償金沒有違法與合法之區別，按法律規定支付經濟補償金。

　　解除是合同未到期解除或到期未續而解除，解除有分為不合法解除與合法解除之分，不合法是二倍經濟補償金作為賠償，合法則是按法律規定支付經濟補償金。

　　《勞動合同法》“　第四十七條　經濟補償按勞動者在本單位工作的年限，每滿一年支付一個月工資的標準向勞動者支付。六個月以上不滿一年的，按一年計算;不滿六個月的，向勞動者支付半個月工資的經濟補償。

　　勞動者月工資高于用人單位所在直轄市、設區的市級人民政府公布的本地區上年度職工月平均工資三倍的，向其支付經濟補償的標準按職工月平均工資三倍的數額支付，向其支付經濟補償的年限最高不超過十二年。

　　本條所稱月工資是指勞動者在勞動合同解除或者終止前十二個月的平均工資。”

　　《勞動合同法》 第三十七條　勞動者提前三十日以書面形式通知用人單位，可以解除勞動合同。勞動者在試用期內提前三日通知用人單位，可以解除勞動合同。

　　第三十八條　用人單位有下列情形之一的，勞動者可以解除勞動合同：

　　(一)未按照勞動合同約定提供勞動保護或者勞動條件的;

　　(二)未及時足額支付勞動報酬的;

　　(三)未依法為勞動者繳納社會保險費的;

　　(四)用人單位的規章制度違反法律、法規的規定，損害勞動者權益的;

　　(五)因本法第二十六條第一款規定的情形致使勞動合同無效的;

　　(六)法律、行政法規規定勞動者可以解除勞動合同的其他情形。

　　用人單位以暴力、威脅或者非法限制人身自由的手段強迫勞動者勞動的，或者用人單位違章指揮、強令冒險作業危及勞動者人身安全的，勞動者可以立即解除勞動合同，不需事先告知用人單位。

　　第四十條　有下列情形之一的，用人單位提前三十日以書面形式通知勞動者本人或者額外支付勞動者一個月工資后，可以解除勞動合同：

　　(一)勞動者患病或者非因工負傷，在規定的醫療期滿后不能從事原工作，也不能從事由用人單位另行安排的工作的;

　　(二)勞動者不能勝任工作，經過培訓或者調整工作崗位，仍不能勝任工作的;

　　(三)勞動合同訂立時所依據的客觀情況發生重大變化，致使勞動合同無法履行，經用人單位與勞動者協商，未能就變更勞動合同內容達成協議的。”

　　七、員工違紀行為：

　　什么樣的情況屬于嚴重違反呢?尋找歷年發生的事實情況，借鑒其它公司及社會經常發生不能容忍的情況等。

　　更多的建議是依據本公司實際情況出發，匯總各個部門的違紀情況，總結出具體事項，則視為嚴重違反了用人單位的規章制度，用人單位是可以依據勞動合同法第三十九條的規定解除雙方之間的勞動合同。

　　《勞動合同法》 “ 第三十九條　勞動者有下列情形之一的，用人單位可以解除勞動合同：

　　(一)在試用期間被證明不符合錄用條件的;

　　(二)嚴重違反用人單位的規章制度的;

　　(三)嚴重失職，營私舞弊，給用人單位造成重大損害的;

　　(四)勞動者同時與其他用人單位建立勞動關系，對完成本單位的工作任務造成嚴重影響，或者經用人單位提出，拒不改正的;

　　(五)因本法第二十六條第一款第一項規定的情形致使勞動合同無效的;

　　(六)被依法追究刑事責任的。

　　八、員工手冊解決調整工作崗位問題

　　員工手冊的作用，除了教育員工，使員工了解并認可公司的文化之外，還有一個作用就是盡量避免僵化的勞動關系。而公司在合理合法的情況下，可以調整員工的工作崗位，是避免僵化的一個表現。

　　所以，公司就很有必要在公司的勞動合同以及員工手冊中，對于調整工作崗位的情形作出約定。調整員工的工作崗位，是公司進行正常工作管理的一種權力，同時，由于工作崗位涉及到員工的切身利益，一般情況下，員工的收入多少和心理優越感跟工作崗位密切相關，所以一方面是公司的權力，另一方面是員工的切身利益，如何在二者之間作一個平衡，對雙方的利益進行兼顧和尊重，是一個公司的員工手冊需要解決的問題。

　　目前調整員工工作崗位的作法不外乎三種，一種為直接規定公司有單方變更和調整權，員工必須服從，這一種做法，從根本上漠視了員工的權利，排除了員工的主要權利，是一種違法和無效的約定;另一種為依據公司的經營狀況、員工的工作表現以及工作業績等多方面原因調整員工的工作崗位，這一種約定乍看比前一種要委婉、溫和，貌似尊重了員工的權利，而實際上經營狀況、工作表現、工作業績等概念也是一種模糊性的規定，經營狀況到了什么程度可以調整崗位，難以明確，從而使這種條款本身也成為了公司暗箱操作并侵犯員工利益的一個根源，也成了一個員工在受到調崗時，不認同調崗理由，不接受調崗安排的一個原因。貌似給了公司權利，實際上卻成了勞動爭議發生的一個禍首。

　　在員工手冊中，明確約定調整員工工作崗位的具體條件，這些條件要明確具體，具有可操作性，而且跟公司實際的管理水平管理風格切近，具有實用價值。這些約定，一方面便于使員工知道在何種情況下，公司可以調崗，另一方面，便于使公司在條件滿足時，確實可以調整員工的工作崗位，以解決勞動關系僵化問題。這種做法，是從根本上消除勞動爭議的措施。

　　九、員工手冊解決調整工資問題

　　調整員工的工資，也是人力資源管理中的一個難題。很多公司的薪酬，可升難降。而一旦降薪，隨之而來的一般都是勞動爭議。所以，如何在員工手冊或勞動合同中，解決這一問題，是所有公司的人力資源部們需要不斷思索不斷總結的問題。

　　1、對工資進行合理的結構性劃分

　　其中的崗位工資隨工作崗位可作變動，績效工資隨公司的績效考核而變動，這樣做便于使員工的工資收入與實際的工作付出相配套和吻合，提高員工的滿意度，消除不平衡心理出現的概率。

　　2、對調整條件作出具體約定

　　十、員工手冊界定模糊概念

　　很多勞動法和勞動合同法的模糊概念，需要公司的員工手冊進行界定和明確，諸如前述的“不符合錄用條件”，還有“不勝任工作”“客觀情況發生變化”“嚴重失職”“嚴重違紀”或者“嚴重違犯公司規章制度”等法律概念。這些法律概念跟一個公司的人力資源管理概念，并不統一，所以公司需要將這些概念跟人力資源管理概念進行統一。同時，這些概念皆是模糊性概念，本身不具有操作性，所以公司需要考慮公司的管理經驗和實際操作模式，吸納別的公司的管理經驗，同時考慮合理化，對這些概念進行具體化。只有如此，才能使公司的員工手冊具有實用價值。

　　十一、員工手冊通過訪談方式解決辭退問題

　　員工手冊的一個重大作用，就在于可以據此解除與員工之間的勞動合同，所以，員工手冊解決辭退問題，是公司員工手冊負有的天生使命。《勞動合同法》以嚴重違犯公司規章制度代替了嚴重違紀的概念，更使員工手冊的這個使命感愈加濃厚。

　　但是員工手冊如何解決辭退問題，卻并非一個容易和簡單的事。很多公司都認識到了員工手冊在這方面的重要作用，而且都力圖解決這個問題，但是事實上，多數公司做得并不理想。很多公司在制訂這一塊時，也充滿困惑。有的公司直接從網上下載，有的公司向朋友公司求助，將別的公司的規定混合摘來自用，有的公司召開人力資源部會議，進行公開討論，有的公司進而委托律師介入修改過程，參加討論來進行界定。

　　對于公司的實際管理，每一家公司各不相同，每家公司的發展狀況，目前所面臨并急需要解決的問題，更是大不相同，所以從網上下載來的或者從朋友公司借過來的，肯定存在與本公司實際需要脫節的地方;人力資源部的人員，多數只對公司歷年來發生的爭議類型有所了解，對于公司的整體狀況以及整體的問題，缺乏全面的認識;律師哪怕是專業律師，也只是基于經驗，對于公司的實際需要，并沒有足夠的了解。所以通過這些渠道所制訂出來的員工手冊，并不能夠適合于公司的實際需要。

　　制訂員工手冊的能力是一方面，同樣重要的，是應該有一個良好的方法。了解公司實際需要，了解公司潛在的用工風險，全面規范公司的用工制度，最好的一種方式就是在制訂員工手冊的過程中，建立一個訪談制度。

　　通過對在職員工的訪談，了解他們對公司的認識，對公司的發展前景是否有信心，了解公司的用工流程，了解公司一般情況下，會在哪些用工的環節出現問題，出現什么樣的問題，問題的原因是什么，了解員工對同一個問題由于立場不同所產生的不同的認識，什么樣的行為才是真正損害公司利益的行為，什么樣的行為正在損害公司的利益，公司的日常性錯誤是什么，公司管理中潛在的問題是什么，員工對公司有沒有潛在的抱怨和相應的要求。所有這些，是公司內部用工現狀的第一手最直觀的資料，是最有利于制訂員工手冊需要的。

　　建立訪談制度，是制訂員工手冊過程中必須要走的一個程序。同時，在具體操作訪談時，又需要有所側重，對于不同的訪談目的，設計不同的訪談提綱，采取不同的訪談方法，界定合適的訪談范圍。這是提高工作效率，同時也使訪談工作更有效率的一個基本要求。

　　結合自身的經驗及收集的資料，總結出上述內容，希望能給朋友一些借鑒，同時希望同行能提出更多更好的建議以使其更加嚴謹與完整。

延伸閱讀：勞動法全文、勞動合同法全文

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